TAPAHTUMIEN JÄRJESTELYOHJE
Tapahtumien järjestelyohje / SPL Savo-Karjala ry
Alaosaston johtokunta kannustaa jäseniään järjestämään eri lajeihin liittyviä tapahtumia. Johtokunnan päätöksen mukaan järjestelyvastuussa olevat henkilöt saavat kulutta osallistua kyseiseen tapahtumaan. (max. 2 hlöä / tapahtuma) Toimi alla olevien ohjeiden mukaan jos mielessäsi on tapahtuman järjestäminen. Ohjeet on koostettu ja hyväksytty johtokunnan kokouksessa 23.10.2019 ja ovat voimassa toistaiseksi.
- Esittele alaosaston johtokunnalle " alustava ideasi" tapahtuman sisällöstä. Esittelyn tulisi sisältää seuraavat asiat:
- millainen tapahtuma (esim. leiri, koulutustilaisuus, mikä laji)
- vastuuhenkilö / -henkilöt
- ajankohta ja paikka / paikkakunta
- jos tapahtuman paikkakunnaksi suunnitellaan Leppävirtaa, selvitä ennakkoon ettei samalle päivälle satu päällekkäisyyksiä LPSH:n tapahtumien kanssa (LPSH:n puheenjohtajalta)
- varmista SPL:n tapahtumakalenterista liiton julkaisemat tapahtumat, ettei tule päällekkäisyyksiä
Lähetä tämän jälkeen alustava esityksesi sähköpostitse
2. Johtokunnan annettua hyväksynnän tapahtuman järjestämiselle, jatka tarkempaa suunnittelua
- paikan, ajankohdan ja kouluttajien varaus
- maastojen hankinta (luvat ja yhteydenpito maanomistajiin / -vuokraajiin
- budjetin teko (osallistumismaksut, kouluttajien kulut, paikan vuokra, ruokailut, mahdolliset muut kulut ja tuotot, henkilömäärät)
- työtehtävien määrittely ( ilmoittautumiset, laskutus, mainosten teko)
- tapahtumapäivän toiminnot ( vastuuhenkilö / -henkilöt ja tehtävien jako)
- tapahtuman perustiedot, eräpäivät
3. Lähetä tekemäsi suunnitelmat uudelleen sähköpostitse johtokunnalle lopullista vahvistusta varten. Lähinnä johtokunta tässä kohtaa katsoo tarkemmin budjetin ja että vastuualueet on määritelty selvästi osa-alueittain.
4. Johtokunnan annettua hyväksynnän tarkemmalle tapahtumakuvaukselle:
- mainonta ensin alaosaston omissa kanavissa (kotisivut, sähköposti ja FB-ryhmä)
- Lähetä valmis mainos päivitysoikeudet omaavalle henkilölle
- mainonta tämän jälkeen muissa mahdollisissa kanavissa (itse)
5. Tapahtuman jälkeen:
- koosta tapahtumasta koonti johtokunnalle (taloudellinen tulos, risut / ruusut, kehitysehdotukset)